6 erros que você está cometendo no seu estoque de medicamentos e como resolvê-los
Os erros de armazenagem e administração de medicamento em estoques, farmácias, clínicas e hospitais pode ter consequências muito sérias para pacientes, e muitas vezes são causados por total falta de informação. Um estudo de 2017 mostrou o que os chamados efeitos adversos são a segunda causa de morte mais comum no Brasil – a cada 5 minutos, três pessoas morrem por erros que poderiam ser evitados em hospitais, dentre eles, o manuseio inapropriado de fármacos.
Garantir que procedimentos que envolvam medicamentos sejam feitos corretamente é essencial para a qualidade dos serviços de saúde de uma maneira geral, e os cuidados devem ser tomados em todas as etapas da cadeia. Nesse cenário, o armazenamento de medicamentos está entre as maiores preocupações dos responsáveis da área. Existe toda uma legislação própria a respeito dos cuidados especiais durante as operações logísticas de fármacos, e cabe ao farmacêutico responsável pela qualidade do setor estar ciente das regras da Anvisa e demais órgãos reguladores sobre o assunto, além de buscar uma constante atualização nas boas práticas na estocagem de medicamentos.
Todos os produtos farmacêuticos devem ser armazenados com cuidado, e aqueles mais sensíveis, tais como medicamentos biológicos, oncológicos de alto custo ou inflamáveis, pedem ainda mais atenção. Com a adoção de medidas de prevenção e padronização de procedimentos, é possível evitar erros que trazem impactos negativos não apenas para as finanças, mas também para a vida dos pacientes.
Confira os erros mais comuns:
1. Não ter um local exclusivo para guardar os medicamentos
O armazenamento é uma etapa muito importante no processo de manuseio de medicamentos, e não ter um local exclusivo para essa finalidade é um erro bastante comum, principalmente em farmácias. Para evitar contaminações que podem ter implicações no efeito dos remédios, é importante que eles estejam em espaços sem contato com materiais tais como produtos de limpeza, perfumaria ou alimentos.
Também não se deve, de jeito nenhum, compartilhar a geladeira dos medicamentos termolábeis – fármacos sensíveis à variação de temperatura – com qualquer tipo de alimento (nem mesmo uma garrafinha de água). Da mesma forma, as geladeiras “comuns”, como as que temos nas nossas casas, não devem ser usadas para conservar produtos médicos, pois além de serem aberta com muito mais frequência, elas não têm o controle de temperatura tão rigoroso como uma câmara exclusiva para remédios.
2. Não monitorar as condições de temperatura do local de armazenagem
Ok, temos um lugar para estocar o medicamento… mas quem garante que a temperatura ideal para manter a eficácia dos fármacos é mantida durante todo o tempo necessário?
Mesmo quando o estoque não é apenas de medicamentos termolábeis, é recomendado que se faça o controle de temperatura, umidade e luminosidade. A temperatura deve ficar entre 15ºC e 30ºC, embora o ideal seja não ultrapassar os 25º, e a umidade deve ficar entre 40% e 70%.
No caso de medicamentos sensíveis às variações de temperatura, o controle deve ser ainda mais rigoroso. Há uma série de procedimentos necessários como a medição periódica e a instalação de sistemas que contenham alertas em caso de variação indevida da temperatura.
Quando as medições de temperatura são feitas de maneira manual, existe sempre a possibilidade do erro humano. O mesmo pode ocorrer quando os armazéns, farmácias ou laboratórios possuem equipamentos de medição, mas os profissionais não estão treinados para o uso ou não sabem ler corretamente os dados.
3. Inexistência de controle no acesso ao local de estocagem de medicamentos
O acesso a locais de armazenamento de medicamentos deve ser restrito e controlado, e as regras precisam estar explícitas. Os locais de armazenamento devem ser de acesso restrito e as regras sobre manuseio precisam estar explícitas e claras. Não cuidar disso é um erro comum de estocagem. São importantes cuidados como o controle físico do acesso, com chaves ou cartões magnéticos, garantindo que apenas colaboradores autorizados consigam entrar; a proibição da ingestão de qualquer alimento no estoque; sinalização dos locais com medicamentos inflamáveis e conferência diária, por amostragem, dos fármacos de alto custo.
4. Descuido no manuseio dos produtos
A manipulação inadequada é um erro bastante comum na estocagem de medicamentos. A falta de cuidados ao lidar com os produtos fármacos pode até mesmo inviabilizar sua utilização. Carregar caixas sem a devida atenção pode interferir na estabilidade físico-química dos remédios. Todos os funcionários devem ser treinados para a manipulação correta das embalagens, inclusive motoristas e ajudantes.
Medicamentos apresentados em frascos multidoses, que serão abertos e utilizados mais de uma vez, devem ser mantidos em suas embalagens originais, que devem ser fechadas novamente após a primeira utilização. Isso evita perdas e contaminações. Também é importante indicar na caixa a quantidade restante de medicamento.
Com respeito aos termolábeis, a sugestão é organizar entradas e retiradas programadas no estoque, diminuindo assim a variação de temperatura no ambiente. O ciclo de distribuição de produtos médicos está cada vez mais complexo e especializado, e diversos aspectos precisam ser considerados para garantir o perfeito funcionamento da cadeia de suprimentos.
5. Desconhecimento de normas técnicas por parte do pessoal
Conforme já foi dito, o setor farmacêutico recebe fiscalização intensa por parte dos órgãos governamentais, e possui regulamentações próprias. É extremamente importante que o gerente de área conheça e domine as normas referentes ao setor, em especial as da ANVISA, autarquia responsável por monitorar e regulamentar a atuação das indústrias farmacêuticas, assegurando a saúde e segurança dos consumidores. Dentre os vários dispositivos publicados pela ANVISA, podemos destacar o Certificado de Boas Práticas de Distribuição e/ou Armazenagem (CBPDA). Em geral, todas as boas práticas apresentadas evitam inúmeros problemas e permitem que sua indústria sofra menos com as perdas de produtos e de capital, evitando prejuízos decorrentes da má gestão de estoque, sem quebrar a cadeia de suprimentos e colocar em risco a integridade dos consumidores.
6. Controle de validade e gestão ineficientes
Adotar um rígido controle de validade dos estoques é imprescindível no setor farmacêutico. Estamos lidando com medicamentos que perderão sua função e qualidade após a data de vencimento e, portanto, devem ser distribuídos e comercializados dentro do período indicado. A adoção de estratégias eficientes de gestão de estoque, auxiliam no controle da validade, que pode contar ainda com a utilização de softwares ou empresas especializadas para lidar com operações logísticas.
